Veldig mange sliter med å få tiden på jobb til å strekke til. Litt avhengig av rolle og personlighet har noen dårlig samvittighet for all den administrasjonsjobben som stadig utsettes i det lengste. Andre vet at de burde ha satt seg ned og brukt tid på å skaffe seg oversikt og planer for kommende periode. Den daglige virvelvinden tar oss, og det er krevende å sette av tid til det som ikke haster. Utvikling og planlagt endring skjer imidlertid ikke i denne virvelvinden og det er viktig å være bevisst på hva du prioriterer i løpet av en arbeidsuke. Stephen R. Covey presenterer i sin bok ”The Seven Habits of Highly Effective People” en tidsstyringsmatrise som jeg har svært gode erfaringer å bruke i utviklingsprogrammer. Her presenterer jeg en kjapp innføring, samt et forslag til en 60 min. øvelse.
Mange har i en eller annen form vært borte i denne modellen før, for andre er den helt ny. Min erfaring er at selv om den er kjent, finner de fleste god nytte i å få litt tid for å tenke igjennom arbeidssituasjonen sin og hva de egentlig bruker tiden på. Økt bevisstheten gir en mulighet for å velge annerledes neste gang noe skal prioriteres.
Covey viser med denne modellen at vi kan dele arbeidsoppgavene våre inn i fire kvadranter basert på hvor viktig de er og hvor mye de haster.
1: Viktig/Haster – Det du må gjøre nå.De fleste bruker mest tid i denne kvadranten. Det er disse oppgavene som sikrer produksjonen og får den daglige driften til å gå rundt. En organisasjon er avhengig av at det finnes mye kapasitet her. Det er imidlertid viktig at oppgavene utføres på den mest effektive måten og at ikke krisene blir for mange. Hvis for mange oppgaver kommer ad hoc og alle løper rundt i brannslukning vil mye energi og kapasitet være på avveie i forhold til de langsiktige mål.
2: Viktig/Haster ikke – Oppgaver du skal planlegge og gjennomføre Disse oppgavene er viktig på langsikt, men de står ikke å roper på deg. Du vil heller ikke høste resultatene av disse oppgavene denne uken, måneden eller kanskje ikke en gang dette året. Hvis arbeidsdagen inneholder for mye brannslukking (1: viktig/haster) kan det være krevende “å la det brenne” for å finne rotårsak og bedre måter å gjennomføre daglig drift. Oppgavene i denne kategorien krever derfor hard prioritering og selvdisiplin.
3: Ikke viktig/Haster – oppgaver du bør si nei til og forklare hvorfor Det kan være vanskelig å vite hvilke oppgaver som skal plasseres her, fordi det ofte er vanskelig å vite om det virkelig er viktig før senere. Dessuten “bråker” disse oppgavene så mye akkurat her og nå. Det er telefonen som ringer eller mailen som plinger, eller en kollega som sier “vi MÅ ha deg med i det møtet”. Noen oppgaver er imidlertid lett å plassere her. Dårlig forberedte møter på to timer for eksempel. Møter vi ikke kan forlate fordi vi allerede har sagt ja til å delta. Erfaring er den viktigste hjelpen du har for å prioritere vekk disse oppgavene. Husk også å forklare godt for omgivelsene hvorfor du anser det som ikke viktig.
4: Ikke viktig/Haster ikke – disse aktivitetene bør du motstå og kutte Dette er aktiviteter vi utfører fordi vi er trøtte, trenger en pause, utsetter vanskelige/kjedelige oppgaver osv. Det kan være å sjekke facebook og twitter for så å sjekke på ny like etter. Prioritering av disse oppgavene skjer ofte ubevisst og den umiddelbare virkningen er tilfredsstillende i øyeblikket. Aktivitetene er imidlertid ikke virkelig viktige og de haster heller ikke. Disse aktivitetene kan i øyeblikke “numme ut” ubehagelige følelser knyttet til stress og utilstrekkelighet, men på sikt gjør de ikke situasjonen bedre.
Øvelse
Formål: Øke bevissthet på egen arbeidssituasjon og egne prioriteringer. Gi deltakerne mulighet til å flytte fokus på de virkelig viktige oppgavene og velge annerledes neste gang noe skal prioriteres.
Målgruppe: Alle. Kan kjøres helt individuelt (coachingsituasjon) eller i små og større grupper
Tidsplan:
- Gjennomgå modellen (10 min)
- La deltakerne få 10 min til å gå gjennom sin egen arbeidssituasjon og fordele tid i de ulike kvadrantene og reflektere (15 min)
- Refleksjonsspørsmål: Hva finner de? Hvilke erkjennelser melder seg? Er det noe som er skjevt? Hva skal til for å justere balansen? Hvem trenger de hjelp fra? Hvilke aksjoner skal de ta? Hva gjør han/hun annerledes i morgen?
- To og to går sammen og deler erfaring, innsikt og tanker fra øvelsen (20 min)
- Oppsummering i plenum (10 min.)
- Hver enkelt skriver ned læringspunkter fra øvelsen og en avtale med seg selv om et grep de ønsker å ta (evnt. involvere partner igjen for å forsterke dedikasjonen til oppgaven) (5 min)
Jeg har som sagt gode erfaringer med å bruke denne og jeg hører gjerne om du har noe å dele rundt dette temaet. Bruk kommentarfeltet eller send en mail ag@annegina.no
Les mer på:
http://en.wikipedia.org/wiki/The_Seven_Habits_of_Highly_Effective_People
http://www.franklincovey.no/$-1/file/de-7-gode-vanene-ny-norsk.pdf
http://www.franklincovey.com/tc/solutions/the-7-habits-solutions